Is Excel nog toekomstbestendig?

Men zou verwachten, gezien de technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia, dat processen en de wijze waarop hulpmiddelen daarbij gebruikt worden bij bedrijven mee ontwikkelen. Ondanks de voortdurende automatiseringsslagen, en de aandacht hiervoor, blijven bepaalde processen achter bij deze ontwikkelingen. Het gebruik van Microsoft Excel spant daarbij de kroon. Alle organisaties gebruiken nog steeds dit hulpmiddel binnen hun organisatie. Natuurlijk is het gebruik van Excel geen ramp en zeker niet misplaatst. Het wordt pas risicovoller indien er veel overzichten handmatig gecreëerd worden en er bijvoorbeeld veel registraties handmatig worden geüpdatet in Excel.

Het grote probleem en risico van de vaak handmatige activiteiten in Excel is dat de foutmarge aanzienlijk is. Zo is bijvoorbeeld versiebeheer een issue, ongeacht of men gebruik maakt van een gesharede worksheet. Het bijwerken van bestanden voor bijvoorbeeld een maandafsluiting kan hierdoor dan ook onnodige vertraging en frustratie opleveren. Als tegenhanger kunnen we uiteraard stellen dat Excel zorgt voor flexibiliteit. Eenieder kan immers overweg met bestanden en rapportages die op deze wijze worden geleverd. Hierdoor lijkt dat binnen de volledige organisatie de informatie goed is te interpreteren. Omvang en complexiteit zijn inmiddels echter schier onbegrensd. De flexibiliteit heeft daardoor zijn keerzijde.

Organisatie breed vervangen van Excel gebruik door vertrouwen op standaard rapportage/applicaties verloopt vaak moeizaam en stuit op veel weerstand. De volledige organisatie wordt immers geraakt, waardoor er altijd een aanzienlijke hoeveelheid gebruikers is die Excel blijft gebruiken. Daarbij komt dat de processen rondom data verwerking en informatieverstrekking dermate ingeweven zijn in de organisatie dat het veranderen over meerdere schijven gaat (aanpassen van proces X op afdeling A heeft tevens invloed op de processen van de afdelingen B en C). Ik durf dan ook te stellen dat grote bedrijven te log zijn om processen op een snelle en effectieve manier te veranderen.

Excel

De gebruikersvriendelijkheid is van groot belang bij de acceptatie van vervangen van Excel door andersoortige automatisering. Zo is het van belang om na te kunnen gaan wat er exact gebeurt met de data. Daarbij zijn kleine stappen uiteraard het belangrijkst. Zo kan het automatiseren middels Visual Basic in Excel al een stap zijn in de goede richting. Vooraf kan men al het een en ander voorbereiden, ongeacht de hoeveelheid data bijvoorbeeld. Het verlengde hiervan is bijvoorbeeld Visual Basic in Microsoft Access. Uiteraard is dit dan met name gebruikmakend van de Microsoft familie, wat eigen is voor veel mensen en daarom een relatief eenvoudige stap is. Gezien de mogelijkheden op automatiseringsgebied is het uiteraard nog veel interessanter te kijken buiten de welbekende programma’s zoals Excel en Access.

In deze blog focus ik vooral op het gebruik van Excel binnen organisaties. Minstens zo interessant is te focussen op automatiseringsslagen zoals Blockchain en Robotic Process Automation (RPA). Hiervan zijn al meerdere recente voorbeelden bekend. Daarvoor meer in een volgend blog.

 

One thought on “Is Excel nog toekomstbestendig?”

  1. Dag Michael, interessante visie! Met RPA ontstaat de mogelijkheid om de menselijke handelingen die in Excel worden uitgevoerd te versnellen en nauwkeuriger te verwerken. Excel is daarmee zeker toekomstbestendig. Organisaties gebruiken Excel juist nog om informatie vanuit verschillende bronnen met elkaar te verbinden. Het automatiseren tussen deze bronnen brengt vaak te hoge investeringen met zich mee. RPA vereenvoudigd de managementbeslissing om verder te automatiseren buiten bestaande systemen om, waar Excel gewoon in past. Ik kijk uit naar je volgende blog:)

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s