Ethical sourcing: Window dressing of echte verandering? In 5 stappen compliant…

ethical sourcing

RGP organiseerde dit voorjaar vier dialoogsessies met het thema Lef! Lef is niet alleen nodig om de economische crisis te lijf te gaan, maar ook om actief de onderwerpen waar we het met u over hadden bij de kop te pakken. Dit betreft een uitweiding van het artikel in Dialogue III die begin oktober uit komt.

Ethical sourcing: Window dressing of echte verandering?

Die vraag kwam keihard op tafel ti jdens de dialoogsessie over het doorlichten van de supply chain op basis van ethische en wettelijke standaarden. “Ethisch sourcen bestaat alleen bij de gratie van samenwerken in de supply chain.”  Ongestoord grondstoffen gebruiken, zonder te weten waar deze vandaan komen. Het behoort met een toevoeging aan de in essentie meer financieel gedreven Dodd Frank Act tot het verleden. Deze Act stelt dat ondernemingen die conflictmineralen gebruiken dat via een gedegen en onafhankelijk door een accountant getoetste due diligence moeten melden bij de Security and Exchange Commission.

Conflictmineralen zijn mineralen die worden gewonnen in de Democratische rubriek Congo en/of de daar omheen liggende landen. In Congo worden de opbrengsten gebruikt om een gewelddadige oorlog te financieren. Soortgelijke wetgeving als de Dodd Frank Act wordt naar verwachting ook in Europa aangenomen. De Dodd Frank Act heeft een grote impact, omdat niet alleen toeleveranciers moeten worden bekeken, maar ook de toeleveranciers van de toeleveranciers. Daarnaast neemt de druk van media, non-gouvernementele organisaties en het algemene publiek toe. Ze nagelen bedrijven publiekelijk aan de schandpaal, indien ze producten maken middels bijvoorbeeld kinderarbeid, ‘verkeerd’ geld of ‘verkeerde’ grondstoffen. Het is een game van shame and blame. Compliance officers, CFO’s en risk managers bijeen voor de dialoogsessie benadrukten vanuit wettelijk oogpunt én de genoemde druk het belang van controle over de supply chain. “Maar als je 600 productielocaties bij een leverancier hebt, hoe doe je dat dan?”

Hoe ver de keten in?
Dat is lastig genoeg. Zeker als, zoals bij een mobiele telefoon, honderden componenten uit alle hoeken en gaten van de wereld komen. “Hoe ver moet je de keten in duiken?”, was dan ook de vraag van één van de aanwezige CFO’s. “Honderd procent zekerheid in je keten is nooit te garanderen.” Een andere gaf al een deel van het antwoord. “Kijk naar wat je stakeholders en aandeelhouders belangrijk vinden. Welke waarden en normen houden zij erop na?” Dat was precies hoe een financiële instelling het aanpakt. Maar die bekende eerlijk in het ene geval (koffie) wel diep de keten te zijn ingedoken, maar dat in andere gevallen niet te doen. De insteek van de financiële instelling is evenwel een duidelijke: “We willen zaken doen met ondernemingen die zich goed gedragen.” Een controller zag een opkomst van dikke boekwerken zoals de bankencode. Maar vroeg zich af of dat soort wet- en regelgeving nu wel écht werkt. “Verbeteren dat soort codes echt de situatie of is het window dressing?” Daarmee werd duidelijk: naast een stok om de hond te slaan bij overtreding, moet er ook een andere cultuur ontstaan. “Willen we nog wel zakendoen met partijen die het daglicht niet kunnen verdragen?” In elk geval: als bedrijf zeggen dat je in control bent, is niet genoeg, stelde Arthur Izeboud, practice leader governance, risk & compliance van Resources. “Het is comply ánd explain.”

Daarmee kwam de vergelijking met Sarbanes-Oxley op tafel. “Ook daar zie je dat bedrijven alleen projecten uitvoeren om te voldoen aan SoX, omdat ze het móéten. De echte wil ontbreekt.” Dat constateerde ook Kevin Deely, senior practice director supply chain management. Hij nam vanuit het kantoor van Resources Global Professionals in Washington deel aan de discussie. “Tel daarbij op dat ondernemingen vaak vanwege de crisis hebben bezuinigd en niet eens meer de capaciteiten in huis hebben een dergelijke due diligence te doen.” Het is volgens hem quite a challenge (understatement) te weten wie wie is wereldwijd. Hij constateerde vervolgens verschillende fasen in de volwassenheid van ondernemingen als het op voldoen van regelgeving aankomt. De eerste groep bedrijven doet het minimale om aan de wet te voldoen. Daarna volgt een groep die zijn ethische waarden oplegt aan zijn leveranciers. Een derde groep bedrijven zoekt proactief op de collaboratieve manier, soms binnen brancheorganisaties, de dialoog met stakeholders en leveranciers. Deely raadde de laatste aanpak van harte aan. Hij gaf vervolgens aan dat er op zich geen boetes staan op het niet naleven van de Dodd Frank Act op het gebied van conflictmineralen, maar dat de druk van de markt wel groter wordt als dat niet wordt gedaan. Die marktdruk lijkt welhaast een must om bedrijven in beweging te krijgen, constateerde een aanwezige. “Ontbreekt die druk, maar ziet de regering wel behoefte om een verandering in te zetten, dan volgt vaak regelgeving.”

Groot grijs gebied

De discussie ging naar Westerse waarden versus de waarden in een ontwikkelingsland. “Je kunt principieel goed volhouden dat je niet aan kinderarbeid wilt doen, maar in een ontwikkelingsland kunnen andere waarden gelden. Bijvoorbeeld op een boerderij waar het wat oudere kind meehelpt met de werkzaamheden[1] .” Er zit een groot grijs gebied rondom ethisch handelen, constateerden de deelnemers aan de dialoogsessie. En daardoor is het nog belangrijker met stakeholders in gesprek te zijn, zodat er licht komt op dat grijze gebied. Het maakt het eigen standpunt duidelijker. Valkuil is vervolgens wel in woorden te verzanden, terwijl de praktijk uitwijst dat er van ethisch handelen niet of nauwelijks sprake is. Hét recente voorbeeld daarvan is Primark, een van oorsprong Ierse kledingketen van meer dan 235 winkels, vooral in Groot-Brittannië. In 2006 sloot het bedrijf zich aan bij het Ethical Trading Initiative. Op haar website meldt het bedrijf hoe ethisch ze wel niet handelt. De onderneming kent maar liefst 600 productielocaties van toeleveranciers en het voorziet in Azië in 700.000 banen. Onlangs kwam de onderneming in het nieuws doordat bij de Bengalese hoofdstad Dhaka een kledingfabriek instortte. Daarbij kwamen meer dan 1100 mensen om. Primark was één van de westerse merken die kleren lieten maken in het gebouw.
Drie verschillende groepen mochten met de case aan de slag. De eerste dacht na over de lessen die de CEO van Primark zou moeten trekken. De tweede groep stelde zich op als de CFO van het bedrijf. Hij wil meer in control zijn over zijn toeleveranciers. Hoe zou hij dat moeten oppakken? De derde verplaatste zich in de wereld van een grote concurrent. Wat zou deze partij doen naar aanleiding van de ramp? De plenair besproken antwoorden kwamen dicht bij elkaar. Om meer in control te zijn, moeten er niet alleen regels aan de desbetreffende leverancier worden gesteld, maar moet er ook meer betrokkenheid bij de leverancier zijn. Door audits en assurance-verklaringen, maar ook door een vertrouwensrelatie op te bouwen. “Je moet ter plaatse aanwezig zijn”, stelde één van de deelnemers. Ook in incentives en straffen zagen de deelnemers heil, net als in het afsluiten van langdurige contracten. Zo blijft er marge over om in arbeidsomstandigheden te investeren. Wellicht moet het aantal leveranciers teruggeschroefd worden, opperde één CFO. “Want daarmee heb je ook meer controle over je keten.” Formuleer business principles, stelde een andere groep. “Als je zelf niet weet waar je staat, hoe kun je dan ethisch gedrag van je leverancier verwachten?” Hij reikte vervolgens de hand. “Help de leverancier competenties op ethisch vlak te ontwikkelen.”

Keten doorgronden

Deely kwantificeerde wat een onderbreking van de supply chain doet met de waarde van een bedrijf op de beurs. Die gaat met 7 tot 12 procent onderuit. Hij pleitte samen met de groep die de case van de CEO had voor een crisismanagementsysteem. Daarbij moeten medewerkers van het bedrijf precies weten wie wat moet doen ten tijde van een crisis. Alle deelnemers waren het er over eens dat er resources en financiële middelen vrijgemaakt moeten worden om de logistieke keten echt te doorgronden. Dat doorgronden kost tijd en geld. Maar onethisch handelen kan miljoenen aan omzetdelving betekenen. In control zijn over de supply chain is allerminst een papieren oefening, maar moet juist dichtbij de operationele kant plaatsvinden. Know your supplier. Dat betekent bijvoorbeeld met hem co-sourcen en een lange termijn relatie ontwikkelen. Vervolgens zag Deely in het aloude ‘plan, do, check en act’ een logische opvolging om invulling te geven aan het control framework. “Wees in die cyclus erg proactief”, vertelde Deely. “Doe assessments op je ethische standaarden. Stuur auditors op pad om echt te kijken bij leveranciers of deze aan je standaarden voldoen. Zoek conculega’s op om te zien hoe je ethische standaarden samen verder kunt brengen. En wellicht kun je corporate social responsibility deel laten uitmaken van de financiële audit die je toch al oppakt.”

Communicatie over het ethisch handelen in de supply chain is nodig, maar wees daar voorzichtig mee. “Voldoe je zoals Primark niet aan je eigen statements, dan is dat erg schadelijk voor je reputatie.” Oftewel: practice what you preach. Tot slot gaven de aanwezigen in korte statements de lessen aan waar ze mee naar huis gingen. Een bloemlezing: Ethical sourcing is een must have. Ontwikkel een ethische logistieke keten samen met je leveranciers. Get out there. Ethisch sourcen bestaat alleen bij de gratie van samenwerken in de supply chain. Ga voor lange termijn relaties om echte verandering te verwezenlijken. Dat zet meer zoden aan de dijk dan nieuwe wet- en regelgeving, aldus een ander. Handen en voeten geven aan corporate social responsibility betekent een echte verandering in businessprocessen. Dat maakt dat het geen window dressing is, meent één van de CFO’s. Weer een ander zegt dat sociaal bewustzijn de standaard moet zijn. Maar het mooiste statement is een knipoog naar een bekend sportmerk: “Ethical sourcing, just do it!”

In 5 stappen compliant…

Artikel 1502 van de Dodd-Frank Act vereist van alle bedrijven die hun jaarverslag filen bij de Amerikaanse beurswaakhond SEC (door middel van Form 10K, 20F en 40F) en dus een beursnotering hebben, dat zij het gebruik van conflictmineralen melden. Bedrijven moeten rapporteren over de conflictmineralen op basis van een kalenderjaar: dit is voor het eerst voor het kalenderjaar dat op 31 december 2013 eindigt. Vóór 31 mei 2014 dient er vervolgens aan de SEC gerapporteerd te zijn. Hieronder vijf stappen om het proces te doorlopen:

  1. Bepaal of een bedrijf aan artikel 1502 moet voldoen. Hamvraag: produceert het bedrijf met behulp van conflictmineralen of láát het deze produceren met conflictmineralen? Zo ja, zijn conflictmineralen beslist nodig voor het product dat wordt gemaakt? Nee? Dan kan het bedrijf ervoor kiezen mineralen met een andere afkomst te betrekken.
  2. In de meeste gevallen is een due diligence naar het land en de mijn van herkomst nodig. Een voorbeeld van zo’n erkende onderzoeksmethode is die van de Organisatie voor Europese Samenwerking en Ontwikkeling (OECD). Daarmee wordt niet alleen de afkomst, maar ook de keten inzichtelijk.
  3. De derde betreft de rapportage aan de SEC. Een accountant moet het gehanteerde framework controleren.
  4. De onderneming moet de rapportage, inclusief het oordeel van de accountant, op de eigen corporate website publiceren.
  5. Verder moet het bedrijf haar control framework dusdanig inrichten dat doorlopend informatie beschikbaar is over het beleid rondom conflictmineralen. Op die wijze is geborgd dat er jaarlijks aan de SEC kan worden gerapporteerd.

2 thoughts on “Ethical sourcing: Window dressing of echte verandering? In 5 stappen compliant…”

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s