Projecten, beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.

pmDoor Maaike Hendriks (RGP): Achteraf is vaak duidelijk welke projecten ten onrechte zijn gestart of wat het keerpunt is waarop een lopend project hadden moeten worden gestopt. Op dat keerpunt zelf is dat vaak lastig te herkennen. Het tijdig stoppen van een project is ook een succes.

De beschikbare middelen binnen organisaties zijn krapper dan ooit. Niet alleen de beschikbare liquide middelen, maar ook de uren van medewerkers moeten optimaal worden ingezet. Dat maakt dat bedrijven scherper naar projecten kijken. “Alle hobby’s zijn eruit”, constateert een projectmanager. “Het wordt meer pick and choose”. Voor het goed doen van een project is projectmanagement en het daarbij behorende instrumentarium cruciaal. Als we het succes van projectmatig veranderen definiëren als; het maximaliseren van de bijdrage van een verandering aan de organisatiestrategie en –doelen, dan ligt dit succes voor een belangrijk deel buiten de projecten zelf. Het werken aan de juiste projecten en het optimaal benutten van de projectresultaten bepalen uiteindelijk het succes van de verandering voor een organisatie.

Bleeders

Een strenge keuze wat wordt ontwikkeld, aan welke vernieuwingen of veranderingen wordt gewerkt vraagt zowel een strakke selectie vóór de start van projecten, maar zeker even belangrijk; een strakke selectie van projecten die gecontinueerd mogen of moeten worden.

Als we bijvoorbeeld kijken naar een venture capitalist dan worden er, van de tien start-ups, twee succesvol en vier snel beëindigd. Het succes van de venture capitalist wordt niet zozeer bepaald door de twee succesvolle of de vier snel gestopte start-ups, maar door overige vier die wel investeringen vragen maar uiteindelijk niet de gewenste opbrengst zullen genereren. Tot welk moment geef je start-ups een kans? Ditzelfde geldt voor projecten. Hoe voorkom je dat het bleeders worden? Op welk moment trek je de stekker uit een R&D-investering of marketingproject? Daarentegen zou een (her)automatiseringsproject of een procesoptimalisatie project altijd succesvol moeten zijn. Toch is het ook bij deze projecten cruciaal om periodiek te overwegen om ze door te laten gaan, te beëindigen, of de doelstellingen aan te passen (lees: project scope formeel wijzigen).

‘Nee’ zeggen

In een van onze RGP Dialoogsessie met project- en programmamanagers wordt verwoord: “Mijn grootste uitdaging? Het management ‘nee’ laten zeggen tegen projecten. Wat zouden we gezegend zijn met een grote schaarste. Stel, het investeringsbudget gaat met de helft naar beneden. Dan word je wel gedwongen focus aan te brengen.”

Voor een goede selectie van projecten moet je er wel voor zorgen dat de selectiecriteria objectief, transparant en rationeel zijn.  En die criteria moeten ook nog eens bekend zijn bij alle partijen in de organisatie. Naast (wettelijke) verplichtingen, de bijdrage van een project aan de organisatiestrategie en –doelen is ook het risico van een project veelal een belangrijk selectie criterium. Hoe groot zijn de risico’s bij het doen van dit project? Maar je kunt het ook omdraaien; “Doen we dit project niet, wat is dan het risico voor de bedrijfsvoering en/of het behalen van onze organisatiedoelen?”

Ten halve gekeerd

Het strak vasthouden aan de scope is een belangrijke lessons learned om projecten tot een goed einde te brengen. Bij het vasthouden aan de scope kan voorbij worden gaan aan de veranderingen in de omgeving van de organisatie of het verzetten van de bakens binnen een organisatie. Maximaliseren van projectlooptijd van projecten, formele scope aanpassing, maar ook de nieuwe (software) ontwikkel- en optimalisatieprocessen verkleinen de kans dat hard gewerkt wordt aan oplossingen waarvan het probleem is verdwenen of de oplossing is achterhaald. Het helpt situaties van ‘operatie geslaagd, patiënt overleden’ te voorkomen. Uiteindelijk is het periodiek expliciet heroverwegen van alle lopende projecten en programma’s aan de hand objectieve, transparante en rationele selectiecriteria één van de voorwaarden om de schaarse middelen optimaal in te zetten. Een belangrijke mindset hierbij: Het tijdig stoppen van een project is ook een succes.

1 thought on “Projecten, beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.”

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s