Performance management: het kennen van je doelstellingen en strategie belangrijker dan management informatie?

performancePerformance management blijkt in de praktijk een weerbarstig thema. Dit begint al bij definitie van het begrip. De worstelingen waarmee de verschillende organisaties kampen lopen uiteen van het vertalen van de strategie naar relevante kritische succes indicatoren (KPI’s) tot het gebruiken van eenduidige KPI definities.

Geen universeel ideaal
Per organisatie zijn er verschillende gedachten over performance management systemen. De ene organisatie houdt het op een 20-tal KPI’s die op directie niveau worden gerapporteerd, terwijl een andere organisatie 2500 KPI’s aan de verschillende echelons en aan de directie rapporteren. Beide kunnen voor hun organisaties goed werken. Performance management kent geen universeel ideaal. Het moet vooral passen bij de individuele inrichting, aansturing en cultuur van een organisatie.

Is een handvat te geven voor het rationaliseren van KPI’s? In de RGP dialoogsessie van 30 mei 2013 met als thema Performance management, Van transparantie naar relevantie’, is hierover gediscussieerd aan de hand van stellingen. De stelling dat alleen indicatoren die een directe relatie hebben tot de doelstelling, de strategie, het verdienmodel of de materiële risico’s van een organisatie, onderdeel mogen zijn van performance management, wordt door een aantal deelnemers volmondig onderschreven. Andere deelnemers vinden dit te zwart-wit en waarschuwen voor het risico van kokervisie en het missen van de ontwikkelingen om je heen.

Meetbaarheid
Organisatie met een winstdoelstelling en organisaties met een maatschappelijke doelstelling; beiden hebbende KPI’s die op harde criteria gemeten kunnen worden en als ook softere meetbare KPI’s. De veiligheid op straat is een belangrijke doelstelling van gemeente en politie. Zij doet er alles aan om een veilige omgeving te creëren zoals het slim plaatsen van lantaarns in combinatie met blauw op straat. Naast het aantal incidenten is ook het veiligheidsgevoel van de burger een element (‘factor’). Ookal daalt het aantal gerapporteerde incidenten (‘indicator’) als vlak voor het meten van het veiligheidsgevoel (‘indicator’) een incident de plaatselijke pers haalt, dan kan dit leiden tot een laag veiligheidsgevoel. Is dit een kortstondige daling van het veiligheidsgevoel of moet er actie worden ondernomen?

Voor sommige organisaties is het precies bepalen van de doelstellingen lastig. Neem een onderwijsinstelling. Is het de doelstelling van een onderwijsinstelling een zo groot mogelijk ontwikkeling voor het individuele kind gedurende de schooltijd? Is het de doelstelling zo veel mogelijk kinderen naar een gemiddeld niveau te brengen? Is het de doelstelling om zo veel mogelijk kinderen een zo hoog mogelijk cito-score te laten halen? Het bepalen en smart maken van KPI’s is wordt een uitdaging wanneer de doelstelling niet duidelijk is. Sturen op verkeerde indicatoren kan leiden tot ongewenste acties als bijvoorbeeld selectie aan de deur.

Effectiviteit
De effectiviteit van performance management steunt niet alleen op het bepalen van de juiste KPI’s, de kwaliteit van de achterliggende informatie (bijvoorbeeld “one single version of the truth”) en de wijze van presenteren van de gegevens waarmee je voorkomt dat een organisatie verdrinkt in de details. Het staat of valt uiteindelijk met het (bij)sturen en het nemen van de juiste acties.

Dat op de verschillende niveaus in een organisatie de juiste acties worden genomen is afhankelijk van veel. Het hebben van goede management informatie is dan misschien niet eens de meest cruciale. Kennis op alle echelons van de doelstelling en strategie van de organisatie, kennis & kunde van de mensen, de integriteit en ook cultuur zijn zeker zo bepalend.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s